Si dans le Top 5 de vos « résolutions boulot 2018 » il y a : GAGNER DU TEMPS… alors tournez-vous vers le côté obscur des e-mails et de leur capacité à prendre le pouvoir sur nos priorités. Sortons les sabres laser !
Ne vous jetez pas sur votre boite mail dès votre arrivée au boulot
Réserver les 2 premières heures de la matinée, celles où vos neurones sont au taquet, à vos dossiers complexes, ceux qui nécessitent réflexion et concentration.
10h30 / 11h00 arrivera vite, vous pourrez alors faire une pause et consacrer l’heure qui suit à répondre à vos messages.
Pour rester concentré(e), commencez par enlever les options de fenêtres et tout autre signal sonore.
C’est intrusif et ça nous fait sortir de nos dossiers, donc paramétrez votre boite aux lettres pour qu’elle se fasse discrète pendant que vous bossez. Car n’oubliez pas : « Tout travail interrompu est moins efficace et prend plus de temps que s’il est effectué de façon continue», c’est la Loi de Carlson.
Bref, traiter en rafale OUI ; Traiter au fil de l’eau NON
Pour s’y tenir, réservez dans votre agenda des plages pour consulter, répondre et écrire vos mails « en rafale ». Vous gagnerez en efficacité et en rapidité.
Je suis Destinataire ou Copie : pas le même traitement de faveur !
Diviser votre boite de réception en 2 catégories :
- Mails dont je suis destinataire direct et qui nécessitent une réponse de ma part
- Mails dont je suis copie qui ne demandent qu’une lecture
Encore plus fort : attribuez une couleur à vos contacts.
Vous identifierez d’un seul coup d’œil leurs messages. Allez dans Affichage > Paramètres d’affichage > Mise en forme conditionnelle. Bref : simple, visuel, et avec ça on repère les priorités.
Mettez des dossiers en « favoris »
Votre boite est très certainement déjà organisée avec des dossiers, sous dossiers etc. Et plusieurs fois par jours, vous ouvrez les mêmes pour y classer des éléments ou retrouver d’anciens messages. Pour gagner du temps, taguez vos dossiers les plus utilisés en favoris (clic-droit sur le dossier en question, puis « Afficher dans les favoris »). Ils se retrouveront en haut de la colonne de gauche.
Si si, tout ceci est possible, aidez-vous des tutos qui existent sur le net, celui-ci par exemple : http://www.id-box.biz/outlook-trucs-astuces-pour-gagner-temps-avec-emails-p-471.html
Tellement facile que vous vous demanderez pourquoi vous ne l’aviez pas fait plus tôt.
